Was bedeutet Registerpflicht?

Zweck der Registerführung

Nachweise und Scheine dokumentieren einzelne Vorgänge. Das Register führt sie zusammen: Es soll nachvollziehbar machen, welche Abfälle in welchen Mengen wohin gegangen sind – über einen längeren Zeitraum und für die zuständige Behörde auf Verlangen einsehbar.

Während Entsorgungsnachweis und Begleitschein vorab beziehungsweise begleitend wirken, ist das Register die nachlaufende Kontrolle.

Rechtliche Grundlage

Die Registerpflichten ergeben sich aus § 49 KrWG. Die Vorschrift differenziert nach Tätigkeiten – Entsorgen, Behandeln, Lagern, Befördern, Sammeln, Handeln, Makeln sowie Erzeugen und Besitzen – und sieht Aufbewahrungs- und Auskunftspflichten gegenüber Behörden vor. Nach § 49 Absatz 6 KrWG gelten die Registerpflichten nicht für private Haushaltungen.

Wie die Register konkret zu führen sind, konkretisiert die Nachweisverordnung, insbesondere in den §§ 24 und 25.

Wen die Pflicht treffen kann

Umfang und Tiefe unterscheiden sich nach Rolle und Abfallart. Es trifft daher nicht zu, dass jeder Betrieb für jeden Abfall dasselbe Register führen müsste.

Gefährliche und nicht gefährliche Abfälle

Bei gefährlichen Abfällen ist die Registerführung eng mit dem Nachweisverfahren verzahnt: Entsorgungsnachweise, Begleitscheine und Übernahmescheine werden in das Register eingestellt.

Für nicht gefährliche Abfälle bestehen ebenfalls Registerpflichten, allerdings in anderem Umfang und mit anderen Anforderungen. Die Annahme, nicht gefährliche Abfälle seien vollständig von Registerpflichten ausgenommen, trifft nicht zu.

Mögliche Registerinhalte

• Abfallschlüssel und Abfallbezeichnung
• Menge
• Herkunft beziehungsweise Anfallstelle
• Übernahme und Übergabe mit Datum
• beteiligte Stellen und Entsorgungsanlage
• zugehörige Belege wie Nachweise, Begleit- und Übernahmescheine

Nach § 24 NachwV können bestimmte Angaben auch in Praxisbelegen enthalten sein – etwa in Liefer- oder Wiegescheinen –, wenn diese den Abfall erkennen lassen und den übrigen Angaben sachlich und zeitlich geordnet zugeordnet werden können. Ein Wiegeschein allein erfüllt damit nicht automatisch jede Registerpflicht, kann aber Teil der Registerführung sein.

Elektronische oder andere Form

Nach § 25 Absatz 2 NachwV sind Register über nachweispflichtige Abfälle elektronisch zu führen, soweit für die einzustellenden Nachweise die elektronische Nachweisführung zwingend bestimmt ist. Im Übrigen können die Register elektronisch geführt werden.

Kleinmengenerzeuger nach § 2 Absatz 2 NachwV sind von der elektronischen Registerführung ausgenommen, nicht aber von der Registerpflicht: Sie heften ihre Übernahmescheine in Papierform ab und führen darüber ein Register.

Daraus folgt auch: Eine selbst angelegte Tabellenkalkulation ist nicht automatisch rechtskonform. Maßgeblich ist, ob die gesetzlich geforderten Angaben vollständig, geordnet, dauerhaft gespeichert und auf Verlangen vorlegbar sind.

Aufbewahrungsfristen

Nach § 25 Absatz 1 NachwV sind die in das Register einzustellenden Belege oder Angaben drei Jahre aufzubewahren, jeweils gerechnet vom Datum ihrer Einstellung in das Register. Der Zulassungsbescheid für eine Abfallentsorgungsanlage kann eine längere Dauer bestimmen.

Daneben kann der Erzeuger oder frühere Besitzer gefährlicher Abfälle Belege über die Durchführung der Abfallbewirtschaftung noch innerhalb von drei Jahren nach der Übergabe verlangen. Eine pauschale, für alles einheitliche Frist gibt es also nicht – und handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten können unabhängig davon länger laufen.

Vorlage gegenüber Behörden

Register sind auf Verlangen der zuständigen Behörde vorzulegen. Werden sie elektronisch geführt, setzt die Nachweisverordnung voraus, dass sie bei einer behördlichen Vorlageanforderung auch elektronisch übermittelt werden können. Praktisch heißt das: Die Ablage muss so organisiert sein, dass ein Zeitraum oder ein Abfallstrom kurzfristig zusammengestellt werden kann.

Interne Ablage und gesetzliches Register

Viele Betriebe sammeln Rechnungen, Lieferscheine und Wiegescheine ohnehin. Das ist betriebliche Dokumentation, aber nicht automatisch ein gesetzliches Register: Eine Rechnung ersetzt das Register nicht, weil sie regelmäßig nicht alle geforderten Angaben in der geforderten Ordnung enthält. Der Unterschied liegt in Vollständigkeit, Zuordenbarkeit und Vorlagefähigkeit.

Praxisbeispiele

Ein Handwerksbetrieb mit geringen Mengen gefährlicher Abfälle heftet die Übernahmescheine des einsammelnden Betriebs chronologisch ab und ergänzt sie um die Angaben zur Anfallstelle. Ein größerer Produktionsbetrieb führt sein Register elektronisch, weil für seine Abfälle die elektronische Nachweisführung zwingend ist.

In beiden Fällen gilt: Fehlt ein Beleg, sollte das nicht kommentarlos hingenommen, sondern beim Entsorger nachgefordert und der Vorgang dokumentiert werden.

Häufig gestellte Fragen

Weiterführend: Entsorgungsanlage

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